E-Rechnung im Onlineshop: Was für Shopify-Händler gilt (B2B ab 2025, 2027 und 2028)
E-Rechnung im Onlineshop: wann sie für Shopify-Händler Pflicht wird (2027 oder 2028), warum Endkunden ausgenommen sind und warum Shopifys PDF nicht reicht.
Jason Spizert
Veröffentlicht am
ca. 6 Min.
Die kurze Antwort
Für Bestellungen von Privatkunden ändert sich nichts. Die E-Rechnung betrifft nur Rechnungen an Unternehmen in Deutschland über 250 Euro. Empfangen können musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag, sonst ab dem 1. Januar 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). Die PDF, die Shopify selbst erzeugt, ist keine E-Rechnung. Du brauchst XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, meist über eine Rechnungs-App oder dein Buchhaltungsprogramm.
Was ist eine E-Rechnung, und warum ist dein PDF keine?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das eine Software ohne Abtippen auslesen kann. So steht es seit dem 1. Januar 2025 in § 14 Abs. 1 UStG. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen dir und deinem Kunden vereinbart sein.
Eine normale PDF erfüllt das nicht: Das Bundesfinanzministerium zählt „PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze“ ausdrücklich zu den sonstigen Rechnungen, genau wie Papier.
In Deutschland sind zwei Formate üblich. XRechnung ist eine reine XML-Datei, gedacht für Maschinen. ZUGFeRD ist hybrid: eine PDF zum Lesen, in der die Rechnungsdaten als XML stecken.
Laut Bundesfinanzministerium erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Wenn Bild und Daten sich widersprechen, gelten seit 2025 die Daten.
„Darf ja anscheinend nichtmehr per Pdf erfolgen.“Shopbetreiber, Shopify-Community, September 2024
Das stimmt so nicht. Für Endkunden, für Kleinbeträge und während der Übergangsfristen bleibt die PDF erlaubt. Für wen genau, klären die nächsten zwei Abschnitte.
Wichtig vorab: Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage ein, er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Wie die Regeln auf dein Unternehmen wirken, klärst du mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater.
Ab wann musst du E-Rechnungen schreiben?
Spätestens ab dem 1. Januar 2028, wenn du an Unternehmen in Deutschland verkaufst. Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, schon ab dem 1. Januar 2027. Empfangen musst du sie bereits seit dem 1. Januar 2025. Das ergibt sich aus § 14 Abs. 2 UStG und der Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG.
Die Falle steckt in der 800.000-Euro-Grenze. Viele lesen sie als B2B-Grenze. Gemeint ist aber der Gesamtumsatz deines Unternehmens im Vorjahr im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG, inklusive allem, was Endkunden bei dir kaufen.
Maßgeblich ist, wann du lieferst, nicht wann du die Rechnung schreibst. Das Ministerium schreibt in seinen FAQ: „Entscheidend ist der Zeitpunkt des Umsatzes.“ Eine Lieferung aus dem Jahr 2026 fällt also noch unter die alte Frist, auch wenn die Rechnung erst im Januar 2027 rausgeht.
Betrifft die E-Rechnung auch Bestellungen von Endkunden?
Nein. Die Pflicht gilt nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnung besteht, und die gibt es bei Privatkunden nicht. Das Bundesfinanzministerium schreibt dazu: „Insbesondere private Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen.“ Auch bei Firmenkunden fallen einige Bestellungen heraus:
Kleinunternehmer müssen nach § 34a UStDV keine E-Rechnung ausstellen, empfangen müssen sie sie trotzdem. Und wer fast nur an Privatkunden verkauft und dessen seltene Firmenbestellungen unter 250 Euro bleiben, für den reicht es, E-Rechnungen empfangen zu können. Den Rest dieses Artikels brauchst du erst, wenn sich dein Kundenkreis ändert.
Woran erkennt dein Shopify-Shop, dass eine Firma bestellt?
Oft gar nicht, solange du nicht danach fragst. Eine Bestellung verrät nicht von selbst, ob jemand privat oder für sein Unternehmen kauft, ein Firmenname in der Adresse ist nur ein Hinweis. Das Bundesfinanzministerium hilft hier: Ein Verstoß wird nicht beanstandet, solange du nicht wusstest und mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auch nicht erkennen konntest, dass ein Unternehmen gekauft hat.
Ein eigener Händlerbereich mit Login, Staffelpreisen und Kauf auf Rechnung ist typisch für Shops, die wir als Shopify-Plus-Agentur aufbauen. Wie Firmenkunden danach wiederkommen, ohne dass du jedes Mal nachfasst, gehört zur Kundenbindung.
Kann Shopify selbst E-Rechnungen erstellen?
Nein, nicht von Haus aus. Shopify kann aber Rechnungen erzeugen, und das verwechseln viele. Unter „Steuern und Zollgebühren“ lassen sich „Rechnungen mit MwSt.“ einschalten. Sie erscheinen auf der Bestellstatusseite als PDF und werden laut Shopify nicht automatisch per E-Mail verschickt.
Diese PDF ist eine sonstige Rechnung. Für Privatkunden und Kleinbeträge reicht sie, für Rechnungen an deutsche Firmenkunden nur bis zum Ende deiner Übergangsfrist.
Auch die kostenlose App Order Printer von Shopify formatiert nur druckbare Dokumente, in ihrer Hilfeseite stehen weder E-Rechnung noch XML. Für XRechnung oder ZUGFeRD brauchst du eine Rechnungs-App oder ein Buchhaltungsprogramm, das die Bestellungen übernimmt. So läuft der Weg:
Mit Firmenname und USt-IdNr. aus dem Checkout, aus Shopify B2B oder dem Händlerbereich.2 · ErzeugenRechnungs-App oder Buchhaltungsprogramm
Sufio
Order Printer Pro
Rechnungsprinter Pro (pathway)
BillbeeShopify selbst erzeugt nur eine PDF, also eine sonstige Rechnung. Die vier sind Beispiele, keine Empfehlung.3 · FormatE-Rechnung nach EN 16931XRechnungrechnung.xml · nur DatenZUGFeRD ab 2.0.1rechnung.pdf + XML4 · EmpfangFirmenkundeSeine Buchhaltung liest die Felder aus, ohne Abtippen. Empfangen können muss er seit 1. Januar 2025.4 · AblageDeine Buchhaltung
Lexware OfficeÜbergabe je nach App, etwa an DATEV oder Lexware Office.Vier Beispiele, am 21. Oktober 2026 geprüft und ausdrücklich keine Empfehlung:
| Weg | Was der Anbieter angibt | Frag vor dem Kauf |
|---|---|---|
| Sufio | Laut App Store „Starke Unterstützung für E-Rechnungen im deutschen ZUGFeRD-Format“. Ab 7 US-Dollar im Monat für 15 Rechnungen, 4,9 Sterne bei 468 Bewertungen. | Welches ZUGFeRD-Profil? Gibt es XRechnung, falls ein Kunde sie verlangt? |
| Order Printer Pro | Automatischer Rechnungsversand. Laut App Store ein „E-Invoicing und Peppol-Compliance-Add-on“. | Welches Format erzeugt das Add-on, und was kostet es zusätzlich? |
| Rechnungsprinter Pro (pathway) | Laut App Store E-Rechnungen, laut Anbieter in der Shopify-Community im ZUGFeRD-Format. Ab 10,99 US-Dollar im Monat. | Profil und DATEV-Anbindung, die laut Eintrag über eine zweite pathway-App läuft. |
| Billbee mit Buchhaltung | Laut Anbieter rechtskonforme „(e-)invoices“ für jede Shopify-Bestellung, Übergabe an DATEV, sevdesk oder Lexware Office. | Das Format nennt die Seite nicht. Frag nach XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1. |
Offenlegung: Mit pathway haben wir einen gemeinsamen Beitrag zu Shopify, DATEV und der Sammelauszahlung veröffentlicht. Für die Tabelle zählt nur, was im App Store und in der Community steht.
„Eine Möglichkeit, innerhalb der Shopify-Bestellung automatisch eine PDF E-Rechnung zu generieren“Shopbetreiber mit Firmenkunden, Shopify-Community, Juni 2025
Genau das ist ZUGFeRD: eine PDF, in der die Daten stecken. Ob eine App das wirklich liefert, prüfst du mit einer Testbestellung. Das Bundesfinanzministerium empfiehlt, E-Rechnungen schon bei der Erstellung zu validieren. Welche Apps sich sonst lohnen, steht in Shopify-Apps: Welche ein Shop wirklich braucht, was sie zusammen im Monat kosten, in Was kostet Shopify?.
Was musst du beim Empfang von E-Rechnungen beachten?
Du musst sie annehmen und lesen können, seit dem 1. Januar 2025. Das betrifft die Rechnungen deiner Lieferanten, deines Logistikers oder deiner Agentur. Dafür reicht laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach.
„JEDER BRAUCHT EINEN MÖGLICHKEIT E-Rechnungen zu EMPFANGEN !!!“Shopbetreiber, Shopify-Community, November 2024
Wenn deine Buchhaltung schon über DATEV, Lexware Office oder sevdesk läuft, frag dort nach, wie E-Rechnungen ankommen. Wie Shopify-Auszahlungen und Rechnungen sauber zusammenfinden, steht in Shopify und DATEV: Warum die Buchhaltung bei der ersten Sammelauszahlung bricht.
Was solltest du bis Ende 2026 erledigen?
Prüfen, ob dich der Stichtag 2027 trifft, und den Rechnungsweg für Firmenkunden festlegen. Bis zum 31. Dezember 2026 darf jeder noch sonstige Rechnungen schreiben. Danach hängt es an deinem Umsatz 2026.
Und ein Blick nach vorn: Laut Bundesfinanzministerium bereitet die E-Rechnung ein späteres Meldesystem vor, über das bestimmte Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung gehen sollen. Die Gesetzesänderungen dafür will die Bundesregierung „zu gegebener Zeit“ vorschlagen. Wer jetzt sauber umstellt, hat diesen Schritt technisch schon halb gemacht.
Die E-Rechnung ist nicht die einzige Pflicht, die gerade in deinen Shop wandert. Seit dem 19. Juni 2026 braucht er auch einen Widerrufsbutton, und seit Dezember 2024 gehören Herstellerangaben nach der GPSR auf jede Produktseite. Wenn du beim Blick auf deinen Shop gleich wissen willst, wo er sonst Käufer verliert, schau dir unseren kostenlosen Shop-Check an.
Die E-Rechnung ändert nichts für deine Endkunden. Sie ändert alles für die Bestellungen, bei denen eine Firma kauft. Zähl zuerst, wie viele das sind.
Häufige Fragen
Für Rechnungen an Unternehmen in Deutschland ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag, sonst ab dem 1. Januar 2028. Empfangen können musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Rechtsgrundlage sind § 14 Abs. 2 und § 27 Abs. 38 UStG.
Nein. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen an andere Unternehmen. Laut Bundesfinanzministerium sind private Endverbraucher von den Regeln nicht betroffen.
Eine normale PDF nicht. Sie gilt als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, bei der die Rechnungsdaten als XML in der PDF stecken.
Nein. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz deines Unternehmens im Vorjahr im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG, also auch alles, was du an Endkunden verkaufst. Ein Shop mit 1 Million Euro Umsatz und nur wenigen Firmenkunden liegt darüber.
Nein. Rechnungen bis 250 Euro brutto sind Kleinbetragsrechnungen und dürfen nach § 33 UStDV immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden, also zum Beispiel als PDF.
Ausstellen musst du sie nicht, das regelt § 34a UStDV. Empfangen können musst du sie trotzdem, dafür reicht laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach.
Nicht von Haus aus. Shopify erzeugt auf Wunsch Rechnungen mit Mehrwertsteuer als PDF auf der Bestellstatusseite, das sind sonstige Rechnungen. Für XRechnung oder ZUGFeRD brauchst du eine App oder ein Buchhaltungsprogramm, das die Bestellungen übernimmt.
Dann beanstandet die Finanzverwaltung eine fehlende E-Rechnung laut BMF-Schreiben nicht, solange du es auch mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konntest. Eine angegebene USt-IdNr. kann dabei ein Indiz sein, dass ein Unternehmen kauft.
