Shopify-Buchhaltung: Lexware Office, sevdesk und DATEV richtig anbinden

Welche Daten braucht die Buchhaltung aus Shopify?

Zwei Arten von Daten, und sie kommen aus verschiedenen Richtungen. Die Belege entstehen im Shop: Bestellungen, Rechnungen, Erstattungen, Gutscheinverkäufe. Das Geld kommt von den Zahlungsanbietern: Shopify Payments, PayPal, Klarna, dazu die Abrechnungen der Marktplätze, wenn du auch dort verkaufst.

Beides passt selten Betrag für Betrag zusammen. Shopify Payments überweist in Deutschland gesammelt, Zahlungen von Freitag bis Sonntag zum Beispiel als eine Auszahlung, und zieht die Gebühren vorher ab. PayPal darf seine Gebühren laut Nutzungsbedingungen ebenfalls abziehen, bevor das Geld dem PayPal-Guthaben gutgeschrieben wird. Auf der Rechnung steht der volle Preis, auf dem Konto ein kleinerer Betrag.

Die Buchhaltung braucht deshalb nicht nur die Rechnungen, sondern die Verbindung: welche Bestellungen in welcher Auszahlung stecken, welche Gebühr dazu gehört, welche Erstattung abgezogen wurde. Und genau an dieser Verbindung unterscheiden sich die Anbindungen.

Rechnungen übertragen ist der leichte Teil. Die Zahlungen zuordnen ist der eigentliche.

Wer bucht: du selbst oder deine Kanzlei?

Diese Frage entscheidet die Richtung, bevor du dir eine einzige App ansiehst. Buchst du selbst in Lexware Office oder sevdesk, brauchst du eine App, die Shopify mit genau diesem Programm verbindet. Bucht deine Kanzlei in DATEV, brauchst du einen Weg, der die Daten im DATEV-Format bei ihr ankommen lässt.

Viele Shops haben beides: Sie schreiben Rechnungen in Lexware Office, und die Kanzlei macht den Abschluss in DATEV. Dann zählt, was die Kanzlei aus Lexware Office übernimmt. Frag sie, bevor du dich festlegst. Das spart den Umbau nach dem ersten Quartal.

Welche Wege gibt es, Shopify mit Lexware Office, sevdesk oder DATEV zu verbinden?

Drei: eine direkte App für dein Buchhaltungsprogramm, eine Schnittstelle, die Bestellungen und Zahlungen abgleicht, oder ein Export, mit dem die Kanzlei arbeitet.

Direkte Apps für Lexware Office und sevdesk

Die Anbindung kommt nicht vom Hersteller des Buchhaltungsprogramms, sondern von App-Anbietern. Für Lexware Office und für sevdesk gibt es je eine App von Eshop Guide und eine von Appify, dazu kleinere Apps, die beide Programme bedienen. Lexware nennt Eshop Guide auf seiner Partnerseite ausdrücklich als Hersteller. Die Apps übertragen Bestellungen und legen daraus Rechnungen, Gutschriften und Kunden an.

Der Unterschied liegt im Kleingedruckten. Ob Zahlungen von PayPal, Klarna oder Shopify Payments und deren Gebühren mitkommen, hängt bei diesen Apps vom Tarif ab. Bei der Lexware-App von Appify etwa stehen die Transaktionsgebühren erst im höchsten der drei Tarife. Lies deshalb die Tarifliste, nicht die Überschrift. Wie du Apps generell prüfst, bevor du sie installierst, steht in Shopify-Apps: welche du wirklich brauchst.

Schnittstelle mit Zahlungsabgleich für DATEV

Bucht die Kanzlei in DATEV, ist eine Schnittstelle der sauberste Weg, die Bestellungen und Auszahlungen schon verknüpft übergibt. Pathway ist eine davon: Die App exportiert laut eigener Beschreibung alle Umsätze inklusive Erstattungen, Rabatten und Versand und gleicht die Daten der Zahlungsanbieter aus. Im DATEV-Marktplatz ist Pathway gelistet, die Übergabe läuft über den Buchungsdatenservice. Offen gesagt: Mit Pathway haben wir einen gemeinsamen Beitrag zur Sammelauszahlung geschrieben.

Pathway ist nicht die einzige Möglichkeit. Im App Store finden sich mehrere DATEV-Export-Apps, viele davon erst 2026 erschienen und mit wenigen oder keinen Bewertungen. Für die Auswahl zählt eine Frage: Kommt nur der Umsatz im DATEV-Format an, oder auch die Zuordnung zur Auszahlung? Für eine einzelne Buchung je Steuersatz reicht das Erste. Für einen Monatsabschluss ohne Suchen brauchst du das Zweite.

Export für die Kanzlei

Shopify selbst liefert Berichte, die sich als CSV exportieren lassen: Umsätze nach Bestellung mit Steuern, Rückgaben und Versand, dazu die Transaktionen jeder Auszahlung mit Gebühren. Für einen sehr einfachen Shop kann das reichen. Shopify schreibt aber selbst, dass der Auszahlungsbericht kein Umsatznachweis für Buchhaltungszwecke ist. Die Zuordnung macht dann jemand von Hand, meistens die Kanzlei, und diese Zeit bezahlst du mit.

Wo hakt die Shopify-Buchhaltung in der Praxis?

Fast nie bei der normalen Bestellung. Es hakt bei allem, was vom einfachen Fall abweicht. Ein Hinweis vorab: Das hier ist Information, keine Steuerberatung. Wie du einen Fall konkret buchst, entscheidet deine Kanzlei.

Sammelauszahlungen und Gebühren

Eine Auszahlung, viele Bestellungen, die Gebühren schon abgezogen. Wie daraus ein Suchproblem wird, haben wir im Beitrag zu Shopify, DATEV und der Sammelauszahlung ausführlich beschrieben. Zwei Details gehen dabei leicht unter. Erstens: Shopify rechnet die Gebühren von Shopify Payments in der EU (außer Irland) mit 0 % Steuer ab und nennt das Reverse Charge. Die Gebühren sind also eine eigene Position mit eigener steuerlicher Behandlung, keine bloße Differenz. Zweitens: Wird eine Bestellung storniert und erstattet, ist die Gebühr trotzdem weg.

Teilerstattungen und Retouren

Erstattest du einen Teil, wird der Betrag laut Shopify von deiner nächsten Auszahlung abgezogen, die ursprüngliche Gebühr bekommst du nicht zurück. Steuerlich mindert die Erstattung das Entgelt, die Umsatzsteuer wird berichtigt (§ 17 Abs. 1 UStG). Maßgeblich ist laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass der Zeitraum, in dem das Geld tatsächlich zurückfließt (Abschnitt 17.1 Abs. 2 Satz 3 UStAE). Die Anbindung muss also einen Korrekturbeleg mit dem Datum der Rückzahlung erzeugen (in den Apps meist „Gutschrift“ genannt), nicht nur die Bestellung auf „erstattet“ setzen.

Gutscheine

Hier liegt der häufigste stille Fehler. Rabattcodes sind umsatzsteuerlich keine Gutscheine, sie mindern einfach den Preis. Geschenkgutscheine dagegen sind entweder Einzweck- oder Mehrzweck-Gutscheine. Beim Einzweck-Gutschein stehen Lieferort und Steuer schon beim Verkauf fest, die Steuer fällt beim Verkauf an. Beim Mehrzweck-Gutschein fällt sie erst an, wenn der Gutschein eingelöst wird.

Für Shops wichtig: Ein Gutschein, der für Ware mit 7 % und mit 19 % einlösbar ist, ist nach Abschnitt 3.17 Abs. 9 UStAE immer ein Mehrzweck-Gutschein. Bucht die App den Verkauf eines solchen Gutscheins als Umsatz mit 19 %, stimmt die Umsatzsteuer nicht. Prüf deshalb, ob deine Anbindung Gutscheinverkauf und Einlösung getrennt übergibt.

Lieferungen ins EU-Ausland (OSS)

Verkaufst du an Privatkunden in anderen EU-Ländern, gilt ab mehr als 10.000 Euro solcher Fernverkäufe im Vorjahr oder im laufenden Jahr die Umsatzsteuer des Ziellands (§ 3c Abs. 1 und 4 UStG). Meldest du über den One-Stop-Shop, geht die Erklärung quartalsweise an das Bundeszentralamt für Steuern, innerhalb eines Monats nach Quartalsende, und bis dahin muss auch gezahlt sein (§ 18j Abs. 4 UStG). Laut BZSt gilt das auch für Quartale ohne Umsätze, dann als Nullmeldung.

Shopify berechnet die Steuer im Checkout, reicht aber nichts ein und führt nichts ab. Deine Anbindung muss die Umsätze deshalb nach Land und Steuersatz getrennt übergeben. Und noch ein Detail: Für diese Fernverkäufe gilt die vereinfachte Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro nicht (§ 33 Satz 3 UStDV), die Rechnung braucht die vollen Angaben.

Marktplätze

Verkaufst du zusätzlich über Amazon, eBay oder Otto, kommt das Geld vom Marktplatz, nicht von Shopify. Diese Abrechnungen landen in keinem Shopify-Bericht. Laufen die Marktplatz-Bestellungen trotzdem in Shopify zusammen, muss klar sein, welches System sie an die Buchhaltung gibt. Sonst können dieselben Umsätze doppelt oder gar nicht ankommen. Wie die Marktplätze mit Shopify verbunden werden, steht in Shopify mit Amazon, eBay und Otto verbinden, den Weg über eine Warenwirtschaft vergleicht Shopify mit Warenwirtschaft verbinden.

Was solltest du vor dem Start klären?

Am besten alles, bevor die erste Bestellung kommt. Nachträglich ist jede dieser Fragen teurer, weil dann Monate rückwärts sortiert werden müssen.

Zwei Punkte davon haben eine formale Grundlage. Eine Rechnungsnummer wird nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben. Schreiben Shopify und eine Buchhaltungs-App parallel Rechnungen, entstehen für eine Bestellung zwei Dokumente mit zwei Nummern. Und wer nur Summen bucht, etwa eine Buchung je Auszahlung, muss die Einzeldaten aus dem Shop aufbewahren. Das steht in den GoBD, Randziffer 99: Bei verdichteten Zahlen müssen die Einzelaufzeichnungen aus den Vorsystemen erhalten bleiben.

Wir behandeln die Anbindung an die Buchhaltung deshalb als Teil des Shop-Aufbaus, zusammen mit Zahlungsarten und Ländern. Wenn wir einen Onlineshop aufbauen, steht die Frage „Wie kommt das Geld in die Buchhaltung?“ auf derselben Liste wie der Checkout. Was ein Shop insgesamt im Monat kostet, inklusive Apps, steht in Was Shopify wirklich kostet.

Wann reicht der einfache Weg?

Wenn dein Shop wenige Bestellungen im Monat hat, nur nach Deutschland liefert, einen Steuersatz hat und nur über Shopify Payments kassiert. Dann reichen oft die Shopify-Berichte oder eine einfache App, und die Kanzlei bucht die Auszahlungen mit wenig Aufwand. Eine Schnittstelle mit Zahlungsabgleich wäre hier Geld für ein Problem, das du noch nicht hast.

Sobald ein zweiter Zahlungsanbieter, ein Marktplatz, Geschenkgutscheine oder Kunden im EU-Ausland dazukommen, ändert sich das. Dann lohnt es sich, die Anbindung vorher umzustellen, nicht nach dem Quartal, in dem es zum ersten Mal nicht aufging.

Für wen dieser Beitrag nicht gilt: Shops mit Sitz in Österreich oder der Schweiz. Dort gelten eigene Regeln zu Umsatzsteuer und Rechnungen. Und wer Rechnungen an Firmen schreibt, sollte zusätzlich die Fristen zur E-Rechnung im Onlineshop kennen.

Häufige Fragen